Система видеоконференцсвязи состоит из терминала (от обычных ПК до систем телеприсутствия), сервера ВКС (отвечает за проведение групповых сеансов видеоконференцсвязи), периферийного оборудования (камеры, микрофоны, микшеры, системы эхоподавления и прочее) и инфраструктуры (обработка видео, передача контента, интеграция с внешними решениями).

Преимущества использования видеоконференцсвязи:

• Экономия времени. Использование видеоконференцсвязи позволяет проводить встречи с удалёнными коллегами “на лету” прямо со своего рабочего места или из переговорной комнаты. Нет потерь времени на переезды, командировки и сбор участников, не говоря уже о множестве расходов.

• Простота использования. Чтобы организовать видеоконференцсвязь, достаточно пригласить в видеоконференцию своих коллег и начать мероприятие в тот же момент, либо выбрать время его начала при планировании встречи. Во втором случае ВКС система ещё и напомнит о назначенной встрече. Не стоит забывать и о том, что в эпоху Skype’а интерфейс систем ВКС очень прост, понятен и не требует времени на обучение сотрудников.

• Масштабируемость. Количество участников ограничено только возможностями ВКС инфраструктуры: собеседник может быть один, их может быть несколько десятков или даже тысяч.

• Реалистичность. В отличие от телефонного разговора, видеоконференцсвязь подразумевает визуальный контакт, возможность “прочитать” эмоции собеседника, увидеть его артикуляцию. Помимо этого, ВКС системы не позволяют во время общения отвлекаться на сторонние дела и полноценно фокусируют внимание собеседника на общении, как во время реальной встречи.
• Безопасность. Современные системы видеоконференцсвязи основаны на специализированных кодеках, проприетарных протоколах и активно используют шифрование, поэтому риски безопасности связаны на сегодня исключительно с человеческим фактором.